Como Fazer Reuniões Criativas
Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;
Estabeleça os objetivos;
Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa;
Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;
Mantenha o rumo da discussão;
Designe um participante para secretariar a reunião;
Sintetize as conclusões;
Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.
Administração do Tempo
A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.
Dicas Para se Economizar Tempo
"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado,
e ele proporciona oportunidades iguais para todos"
PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;
ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;
DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;
TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações;
COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;
TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;
CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.
Economizadores de Tempo
Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
Criação de listas de afazeres;
Definição de metas;
Manutenção de suas metas em vista;
Definição de prioridades;
Acompanhamento das prioridades;
Organização das tarefas;
Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência.
Erros e Falhas na Administração do Tempo
Excesso de tempo em conversações;
Consolidação insuficiente de conclusões;
Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;
O subordinado sempre pode me esperar;
Nunca vou me tornar escravo do relógio;
Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante;
Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu;
Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém;
Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo.
Causas do Desperdício do Tempo
Falta de:
Planejamento;
Informações eficientes;
Disciplina no cumprimento da agenda;
Definição clara de objetivos na execução das tarefas;
Delegação;
Compromisso com os resultados;
Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
Fragmentação e superficialidade;
Excesso de reuniões e burocracia interna;
Indefinição de prioridades;
Incapacidade de dizer "não";
Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
Centralização de poder;
Execução de serviço particular, em horário comercial;
Resistências às mudanças.
Soluções Práticas Para Economizar Tempo
Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
Faça as coisas em ordem de prioridade;
Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
Elimine desperdiçadores de tempo;
Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.
Processos envolvendo reuniões
Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente
Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comunicação organizacional limitados.
Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações.
Os sete pecados de reuniões improdutivas!
Redefinindo o processo de reuniões
Promover discussão sobre os problemas encontrados no processo de reuniões e como solucioná-los.
Razões para as pessoas se reunirem.
Porque as reuniões são improdutivas?
Três níveis de trabalho em grupo e três processos de produtividade
Identificar os níveis de trabalho em grupo e as tecnologias necessárias para suportar estes níveis.
Os níveis individual, coordenação e grupo.
Os processos de comunicação, pensamento e acesso a informação
Forças que impulsionam a utilização de Tecnologia da Informação para aumentar a produtividade
Identificar na organização as forças que impulsionam as mudanças.
Porquê precisamos mudar? (O sucesso de hoje não garante o sucesso de amanhã!)
As fases de um processo decisório
Identificar e explorar as fases do processo decisório.
Fase de Discussão
Fase de Projeto
Fase de Escolha
Fase de Acompanhamento
A importância do Brainstorming
Promover novas idéias, explorando o fato de que boas idéias são uma fração do número de idéias geradas.
A importância de gerar idéias.
Os papéis dos participantes
Explorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunião.
O papel do coordenador
O papel do relator
O papel do facilitador
Ferramentas para aumentar a produtividade
Análise e exemplificação de algumas ferramentas de tecnologia ou não para auxiliar o processo de reuniões.
Estudos de Caso
Ferramentas de Groupware
Ferramentas Intranet
Procedimentos Gerais
Resultados: fazendo as reuniões produtivas
Avaliação e discussão dos resultados aplicáveis na empresa.
Bibliografia
ALEXANDER, Roy. GUIA PARA A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO, Rio de Janeiro: Campus, 1994. 147 p.
COVEY, Stephen R. . COMO DEFINIR PRIORIDADES NUM MUNDO SEM TEMPO. Rio de Janeiro: Campus, 1994. 453p
Revista de Administração - Volume 19(2) - abril/junho/84 - Pág. 53 a 58.
COSTA, Arildo Francisco da. Administração do tempo. Goiânia: SEBRAE, S.d.
Tempo : Como torná-lo seu parceiro
(*) por Euler de Paula Baumgratz
Administração do tempo é um assunto que há anos vem sendo tratado pela ciência do desenvolvimento humano, dentro de diversas atividades, seminários, cursos e publicações em livros, jornais e revistas.
Peter Drucker em seu livro “O Gerente Eficaz”, publicado em 1966, já dizia que um gerente eficaz tem que conhecer bem o seu tempo. Nessa publicação, Drucker reserva um capítulo sobre administração do tempo.
Mas, mesmo assim, muitos gerentes e executivos hoje consideram o tempo como um inimigo que tem que ser enfrentado no campo de batalha. Desta forma, grande parte dos executivos tentam dominar racionalmente o tempo e este escapa pelos dedos, ou melhor, pela vida, com a facilidade de um pulo de gato.
Mas qual é o “pulo do gato” na Administração do Tempo?
A resposta é simplesmente considerá-lo como parceiro, não em um campo de guerra, mas um “Parceiro na Vida”. Com o objetivo primeiro de uma melhor qualidade de vida e, conseqüentemente, uma melhor qualidade no trabalho.
O grande avanço tecnológico tende a transformar tudo para o instantâneo, a comida, as viagens aéreas, a comunicação e outras coisas mais.
Mas e nós, seres humanos? Corremos atrás tentando ser mais rápidos do que o fax.
Nenhum destes avanços serve se não for para facilitar a nossa vida e, em muitos casos, não é isto que estou vendo e sentindo. Executivos correndo cada vez mais e produzindo menos ou com esforço inútil em trabalhos sem resultados. Aí sim, a vida no trabalho vira uma luta a ser enfrentada como heróis enfartados a guerrear.
Mas voltamos a perguntar: como ter o tempo como parceiro? Listaremos pontos que possam ajudá-los neste desafio:
Pare e faça uma revisão de como você está agindo com o seu tempo. Volte a instrumentos que você leu ou aprendeu em seminário que participou, eles são sempre úteis.
Faça um diagnóstico através da seguinte análise do tempo:
Efeito : qual o efeito que o atual uso do meu tempo provoca em mim?
Causa : O que provoca ansiedade? Quais os sentimentos desagradáveis que sinto na minha vida cotidiana?
Exemplo : O trânsito? A mesa cheia de papéis? O entrar e sair de pessoas na minha sala? O relacionamento com o colaborador? O telefone? Dificuldades financeiras?
1ª medida : Avaliar os pontos prioritários que lhe provocam insatisfação.
2ª medida : Buscar as causas destas situações.
• Causas de caráter
• individual (depende de você)
• cultural (comportamentos e hábitos da sociedade)
• gerencial (sua postura como gestor de equipe)
• organizacional (imposição da empresa)
• ambiental (ambiente físico: escritório, casa, etc.)
Reflita sobre seus objetivos na vida, para facilitá-los trace pequenas metas para atingir cada um deles e coloque prazos.
Focalize todas as oportunidades (pontos fortes) e as oportunidades surgirão, tornando você muito mais auto-suficiente para rebater as influências negativas que aparecerão como “contribuiçãozinha”.
Lembre-se que o “workaholic” (pessoa obcecada por trabalho) não tem capacidade de fazer um trabalho com qualidade como aquele executivo que sabe dividir o seu tempo com o trabalho, família e lazer.
Na administração do tempo como parceiro, a delegação é uma função básica. Delegação é a transferência de responsabilidade (tarefas) e autoridade (poder do subordinado de tomar decisões na tarefa delegada).
Como estão suas reuniões? Quais os resultados? As reuniões são esbanjadoras de tempo imensos. Porém, já que são inevitáveis, é vantajoso nós a conduzirmos ou participarmos de forma mais eficaz e lucrativa possível.
Evita a procrastinação: comece um trabalho quando você tiver condições de terminá-lo. Saber tomar decisão pode ser aprendido e desenvolvido.
Submeta toda solicitação de seu tempo ao teste de prioridade.
Diga não a uma solicitação inadequada de ajuda, de maneira cordial, mas com firmeza.
Planeje seu trabalho e trabalhe a partir de seu plano: o combate a incêndio é uma forma dispendiosa de fazer as coisas, deixe para os bombeiros.
Lembre-se: a crise é “fabricada”. Saiba dar “peso” certo para as tarefas urgentes e importantes. Muitas vezes, o urgente não é importante.
Utilize o tempo ganho com a boa administração do seu tempo em projetos e contribuições inovadoras e criativas. Atenção! Não deixe que a rotina absorva novamente este tempo conquistado.
Organize-se: cuidado com os papéis em sua mesa, procure uma agenda prática e atenção com seus arquivos. Ser organizado acrescenta poder e confiança às suas ações, fazendo do tempo o seu parceiro e tornando-o um executivo eficaz.
A Apis Consultores Organizacionais Ltda. vem desenvolvendo há 8 anos, o Seminário Administração do Tempo, com uma carga horária de 16 horas, em diversos hospitais do Brasil, para diretores, provedores e chefias.
(*) por Euler de Paula Baumgratz - Presidente da ABTD e Diretor da Apis Consultores Organizacionais (Telefax 031-344.4418 - Email : apis@net.em.com.br)
Fonte de pesquisa http://www.ahmg.com.br/arttempo.htm
"O TEMPO NA ADMINISTRAÇÃO: DE QUEM É O PROBLEMA ?"
Capítulo Primeiro
Esta é a primeira parte da "estória dos macaquinhos", ou seja, da delegação "para cima", "para o lado" ou "para baixo", para sua reflexão. Este artigo foi cedido a muitos anos atrás pelo consultor e amigo Renato Bernhoeft.
Observe, em seu dia-a-dia nas próximas 4 semanas, quantos e quais simpáticos macaquinhos você está carregando e reflita por que nunca parece haver tempo suficiente para realizar tudo o que necessita ser feito...
Porque razão os administradores não têm tempo para nada, enquanto seus subordinados nada têm a fazer? Neste artigo vamos analisar a fundo o significado do tempo na administração, no que tange ao inter-relacionamento do administrador com seu "big boss" (como chamaremos o "chefe" maior) e com seus subordinados.
Mais especificamente, vamos tratar aqui de três tipos diversos de tempo do administrador, a saber:
O tempo imposto pelo superior - para execução das atividades exigidas pelo superior e que o administrador não pode menosprezar sem sofrer uma admoestação direta e imediata.
O tempo imposto pela organização - para atender aos pedidos formulados ao administrador, para um apoio efetivo aos seus colegas. Essa ajuda também deve ser proporcionada, sob pena de ocorrerem admoestações, embora nem sempre diretas e imediatas.
O tempo imposto por ele mesmo - para realizar aquilo que o administrador criar ou resolver por conta própria. Uma parte deste tipo de tempo, porém, será tomada por seus subordinados e é chamada de "tempo imposto pelos subordinados". O tempo restante será todo seu e é chamado "tempo discricionário", imposto por seu livre arbítrio. O tempo auto-imposto não está sujeito a nenhuma imposição externa, pois nem o "big boss" nem a organização podem repreender o administrador por não fazer o que eles nem sabiam que ele tencionava realizar.
A perfeita administração do tempo exige que o administrador tenha total controle da programação ou cronograma de suas funções. Uma vez que aquilo que o "big boss" e a organização lhe impõem está apoiado nos regulamentos internos, ele não pode brincar com tais exigências. Portanto, o tempo que ele impõe a si próprio se torna seu principal motivo de preocupação.
A estratégia do administrador será, por conseguinte, a de aumentar o componente "discricionário" do tempo auto-imposto, minimizando ou eliminando o componente "subordinado". Ele se valerá, então, do incremento adicional a fim de manter um controle mais efetivo das atividades que lhe são impostas pelo "big boss" e pela organização. A maioria dos Gerentes despendem muito mais do "tempo imposto pelo subordinado" do que podem imaginar.
Assim sendo, vamos utilizar aqui a analogia do "macaquinho" (isto é, o problema) para analisar de que forma surge o tempo imposto pelos subordinados e o que o administrador pode fazer no sentido de evitá-lo.
Estabeleça os objetivos;
Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa;
Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;
Mantenha o rumo da discussão;
Designe um participante para secretariar a reunião;
Sintetize as conclusões;
Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.
Administração do Tempo
A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.
Dicas Para se Economizar Tempo
"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado,
e ele proporciona oportunidades iguais para todos"
PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;
ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;
DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;
TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações;
COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;
TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;
CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.
Economizadores de Tempo
Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
Criação de listas de afazeres;
Definição de metas;
Manutenção de suas metas em vista;
Definição de prioridades;
Acompanhamento das prioridades;
Organização das tarefas;
Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência.
Erros e Falhas na Administração do Tempo
Excesso de tempo em conversações;
Consolidação insuficiente de conclusões;
Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;
O subordinado sempre pode me esperar;
Nunca vou me tornar escravo do relógio;
Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante;
Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu;
Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém;
Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo.
Causas do Desperdício do Tempo
Falta de:
Planejamento;
Informações eficientes;
Disciplina no cumprimento da agenda;
Definição clara de objetivos na execução das tarefas;
Delegação;
Compromisso com os resultados;
Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
Fragmentação e superficialidade;
Excesso de reuniões e burocracia interna;
Indefinição de prioridades;
Incapacidade de dizer "não";
Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);
Centralização de poder;
Execução de serviço particular, em horário comercial;
Resistências às mudanças.
Soluções Práticas Para Economizar Tempo
Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
Faça as coisas em ordem de prioridade;
Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
Elimine desperdiçadores de tempo;
Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.
Processos envolvendo reuniões
Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente
Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comunicação organizacional limitados.
Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações.
Os sete pecados de reuniões improdutivas!
Redefinindo o processo de reuniões
Promover discussão sobre os problemas encontrados no processo de reuniões e como solucioná-los.
Razões para as pessoas se reunirem.
Porque as reuniões são improdutivas?
Três níveis de trabalho em grupo e três processos de produtividade
Identificar os níveis de trabalho em grupo e as tecnologias necessárias para suportar estes níveis.
Os níveis individual, coordenação e grupo.
Os processos de comunicação, pensamento e acesso a informação
Forças que impulsionam a utilização de Tecnologia da Informação para aumentar a produtividade
Identificar na organização as forças que impulsionam as mudanças.
Porquê precisamos mudar? (O sucesso de hoje não garante o sucesso de amanhã!)
As fases de um processo decisório
Identificar e explorar as fases do processo decisório.
Fase de Discussão
Fase de Projeto
Fase de Escolha
Fase de Acompanhamento
A importância do Brainstorming
Promover novas idéias, explorando o fato de que boas idéias são uma fração do número de idéias geradas.
A importância de gerar idéias.
Os papéis dos participantes
Explorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunião.
O papel do coordenador
O papel do relator
O papel do facilitador
Ferramentas para aumentar a produtividade
Análise e exemplificação de algumas ferramentas de tecnologia ou não para auxiliar o processo de reuniões.
Estudos de Caso
Ferramentas de Groupware
Ferramentas Intranet
Procedimentos Gerais
Resultados: fazendo as reuniões produtivas
Avaliação e discussão dos resultados aplicáveis na empresa.
Bibliografia
ALEXANDER, Roy. GUIA PARA A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO, Rio de Janeiro: Campus, 1994. 147 p.
COVEY, Stephen R. . COMO DEFINIR PRIORIDADES NUM MUNDO SEM TEMPO. Rio de Janeiro: Campus, 1994. 453p
Revista de Administração - Volume 19(2) - abril/junho/84 - Pág. 53 a 58.
COSTA, Arildo Francisco da. Administração do tempo. Goiânia: SEBRAE, S.d.
Tempo : Como torná-lo seu parceiro
(*) por Euler de Paula Baumgratz
Administração do tempo é um assunto que há anos vem sendo tratado pela ciência do desenvolvimento humano, dentro de diversas atividades, seminários, cursos e publicações em livros, jornais e revistas.
Peter Drucker em seu livro “O Gerente Eficaz”, publicado em 1966, já dizia que um gerente eficaz tem que conhecer bem o seu tempo. Nessa publicação, Drucker reserva um capítulo sobre administração do tempo.
Mas, mesmo assim, muitos gerentes e executivos hoje consideram o tempo como um inimigo que tem que ser enfrentado no campo de batalha. Desta forma, grande parte dos executivos tentam dominar racionalmente o tempo e este escapa pelos dedos, ou melhor, pela vida, com a facilidade de um pulo de gato.
Mas qual é o “pulo do gato” na Administração do Tempo?
A resposta é simplesmente considerá-lo como parceiro, não em um campo de guerra, mas um “Parceiro na Vida”. Com o objetivo primeiro de uma melhor qualidade de vida e, conseqüentemente, uma melhor qualidade no trabalho.
O grande avanço tecnológico tende a transformar tudo para o instantâneo, a comida, as viagens aéreas, a comunicação e outras coisas mais.
Mas e nós, seres humanos? Corremos atrás tentando ser mais rápidos do que o fax.
Nenhum destes avanços serve se não for para facilitar a nossa vida e, em muitos casos, não é isto que estou vendo e sentindo. Executivos correndo cada vez mais e produzindo menos ou com esforço inútil em trabalhos sem resultados. Aí sim, a vida no trabalho vira uma luta a ser enfrentada como heróis enfartados a guerrear.
Mas voltamos a perguntar: como ter o tempo como parceiro? Listaremos pontos que possam ajudá-los neste desafio:
Pare e faça uma revisão de como você está agindo com o seu tempo. Volte a instrumentos que você leu ou aprendeu em seminário que participou, eles são sempre úteis.
Faça um diagnóstico através da seguinte análise do tempo:
Efeito : qual o efeito que o atual uso do meu tempo provoca em mim?
Causa : O que provoca ansiedade? Quais os sentimentos desagradáveis que sinto na minha vida cotidiana?
Exemplo : O trânsito? A mesa cheia de papéis? O entrar e sair de pessoas na minha sala? O relacionamento com o colaborador? O telefone? Dificuldades financeiras?
1ª medida : Avaliar os pontos prioritários que lhe provocam insatisfação.
2ª medida : Buscar as causas destas situações.
• Causas de caráter
• individual (depende de você)
• cultural (comportamentos e hábitos da sociedade)
• gerencial (sua postura como gestor de equipe)
• organizacional (imposição da empresa)
• ambiental (ambiente físico: escritório, casa, etc.)
Reflita sobre seus objetivos na vida, para facilitá-los trace pequenas metas para atingir cada um deles e coloque prazos.
Focalize todas as oportunidades (pontos fortes) e as oportunidades surgirão, tornando você muito mais auto-suficiente para rebater as influências negativas que aparecerão como “contribuiçãozinha”.
Lembre-se que o “workaholic” (pessoa obcecada por trabalho) não tem capacidade de fazer um trabalho com qualidade como aquele executivo que sabe dividir o seu tempo com o trabalho, família e lazer.
Na administração do tempo como parceiro, a delegação é uma função básica. Delegação é a transferência de responsabilidade (tarefas) e autoridade (poder do subordinado de tomar decisões na tarefa delegada).
Como estão suas reuniões? Quais os resultados? As reuniões são esbanjadoras de tempo imensos. Porém, já que são inevitáveis, é vantajoso nós a conduzirmos ou participarmos de forma mais eficaz e lucrativa possível.
Evita a procrastinação: comece um trabalho quando você tiver condições de terminá-lo. Saber tomar decisão pode ser aprendido e desenvolvido.
Submeta toda solicitação de seu tempo ao teste de prioridade.
Diga não a uma solicitação inadequada de ajuda, de maneira cordial, mas com firmeza.
Planeje seu trabalho e trabalhe a partir de seu plano: o combate a incêndio é uma forma dispendiosa de fazer as coisas, deixe para os bombeiros.
Lembre-se: a crise é “fabricada”. Saiba dar “peso” certo para as tarefas urgentes e importantes. Muitas vezes, o urgente não é importante.
Utilize o tempo ganho com a boa administração do seu tempo em projetos e contribuições inovadoras e criativas. Atenção! Não deixe que a rotina absorva novamente este tempo conquistado.
Organize-se: cuidado com os papéis em sua mesa, procure uma agenda prática e atenção com seus arquivos. Ser organizado acrescenta poder e confiança às suas ações, fazendo do tempo o seu parceiro e tornando-o um executivo eficaz.
A Apis Consultores Organizacionais Ltda. vem desenvolvendo há 8 anos, o Seminário Administração do Tempo, com uma carga horária de 16 horas, em diversos hospitais do Brasil, para diretores, provedores e chefias.
(*) por Euler de Paula Baumgratz - Presidente da ABTD e Diretor da Apis Consultores Organizacionais (Telefax 031-344.4418 - Email : apis@net.em.com.br)
Fonte de pesquisa http://www.ahmg.com.br/arttempo.htm
"O TEMPO NA ADMINISTRAÇÃO: DE QUEM É O PROBLEMA ?"
Capítulo Primeiro
Esta é a primeira parte da "estória dos macaquinhos", ou seja, da delegação "para cima", "para o lado" ou "para baixo", para sua reflexão. Este artigo foi cedido a muitos anos atrás pelo consultor e amigo Renato Bernhoeft.
Observe, em seu dia-a-dia nas próximas 4 semanas, quantos e quais simpáticos macaquinhos você está carregando e reflita por que nunca parece haver tempo suficiente para realizar tudo o que necessita ser feito...
Porque razão os administradores não têm tempo para nada, enquanto seus subordinados nada têm a fazer? Neste artigo vamos analisar a fundo o significado do tempo na administração, no que tange ao inter-relacionamento do administrador com seu "big boss" (como chamaremos o "chefe" maior) e com seus subordinados.
Mais especificamente, vamos tratar aqui de três tipos diversos de tempo do administrador, a saber:
O tempo imposto pelo superior - para execução das atividades exigidas pelo superior e que o administrador não pode menosprezar sem sofrer uma admoestação direta e imediata.
O tempo imposto pela organização - para atender aos pedidos formulados ao administrador, para um apoio efetivo aos seus colegas. Essa ajuda também deve ser proporcionada, sob pena de ocorrerem admoestações, embora nem sempre diretas e imediatas.
O tempo imposto por ele mesmo - para realizar aquilo que o administrador criar ou resolver por conta própria. Uma parte deste tipo de tempo, porém, será tomada por seus subordinados e é chamada de "tempo imposto pelos subordinados". O tempo restante será todo seu e é chamado "tempo discricionário", imposto por seu livre arbítrio. O tempo auto-imposto não está sujeito a nenhuma imposição externa, pois nem o "big boss" nem a organização podem repreender o administrador por não fazer o que eles nem sabiam que ele tencionava realizar.
A perfeita administração do tempo exige que o administrador tenha total controle da programação ou cronograma de suas funções. Uma vez que aquilo que o "big boss" e a organização lhe impõem está apoiado nos regulamentos internos, ele não pode brincar com tais exigências. Portanto, o tempo que ele impõe a si próprio se torna seu principal motivo de preocupação.
A estratégia do administrador será, por conseguinte, a de aumentar o componente "discricionário" do tempo auto-imposto, minimizando ou eliminando o componente "subordinado". Ele se valerá, então, do incremento adicional a fim de manter um controle mais efetivo das atividades que lhe são impostas pelo "big boss" e pela organização. A maioria dos Gerentes despendem muito mais do "tempo imposto pelo subordinado" do que podem imaginar.
Assim sendo, vamos utilizar aqui a analogia do "macaquinho" (isto é, o problema) para analisar de que forma surge o tempo imposto pelos subordinados e o que o administrador pode fazer no sentido de evitá-lo.
posted by Maciel at 8:50 AM
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